################################################################################################################################## ################################################################################################################################## ############################### INSTALLATIONSHINWEISE ######################################### ################################################################################################################################## ################################################################################################################################## ZEITFUX wird derzeit auf zwei unterschiedliche Arten ausgeliefert. Zum einen über das Internet und zum anderen über den Versand einer CD. Bei beiden Möglichkeiten erhalten Sie exakt die gleichen Pakete (inhaltlich und funktionell). Sie enthalten eine vollständige Installationsroutine, es werden daher keine weiteren Software-Komponenten (wie etwa Microsoft Access) benötigt. Falls Sie ZEITFUX aus dem Internet herunterladen, erhalten Sie eine einzige, komprimierte (gepackte) Datei (zfsetup.exe), die Sie an beliebiger Stelle auf Ihrem PC speichern können. Ein Doppelklick auf diese Datei extrahiert alle notwendigen Installationsdateien in das Verzeichnis c:\temp\zeitfux\ entpackt. Anschließend wird automatisch der UVB Installationsassistent (c:\temp\zeitfux\start.exe) gestartet. Der ZEITFUX Installationsassistent kann jederzeit auch manuell über den Explorer mit einem Doppelklick auf c:\temp\zeitfux\start.exe gestartet werden. Falls Sie die Installation über eine UVB CD vornehmen möchten, so legen Sie einfach die CD in das entsprechende Laufwerk. Es wird automatisch der ZEITFUX Installationsassistent (start.exe) gestartet. Falls der Installationsassistent nicht automatisch starten sollte, so können Sie diesen auch manuell über den Explorer mit einem Doppelklick auf die Datei [CD-Laufwerk:]/start.exe ausführen. Internet: http://www.zeitfux.de eMail: info@zeitfux.de ################################################################################################################################## ################################################################################################################################## ############################### ERSTE SCHRITTE ######################################### ################################################################################################################################## ################################################################################################################################## Vielen Dank für Ihr Interesse an der Software für Zeiterfassung Zeitfux. Anbei erhalten Sie eine voll funktionsfähige Version unseres Produktes. Sie können diese nun 30 Tage als Demoversion testen. Im Folgenden wollen wir Ihnen mit dieser Hilfe die ersten Schritte ein wenig vereinfachen. Falls Sie Schwierigkeiten bei der Installation haben, lesen Sie bitte die Datei: Installation.txt Viel Erfolg bei der Arbeit mit der Zeiterfassungssoftware Zeitfux. Ihr Zeitfux Team (Mail: info@zeitfux.de) Erste Schritte / Schnellstart: Bevor Sie mit dem Programm Zeitfux arbeiten können, gilt es zu klären, ob Sie im Besitz einer Vorgängerversion waren und deren Daten mit in die aktuelle Version übernehmen möchten, oder ob dies für Sie nicht zutrifft. 1a) Sie sind im Besitz einer Vorgängerversion und wollen die damit erzeugten Daten weiterhin verwenden: - Öffnen Sie Ihre Vorgängerversion und erstellen Sie eine aktuelle Sicherungskopie Ihrer Daten (Menüfolge Datei/Sicherungskopie erstellen). - Speichern Sie diese Sicherungskopie in das Verzeichnis C:\ZeitfuxDaten\ und benennen Sie die Datei in 'zfdata.mdb' um. Sollte eine solche Datei bereits bestehen, ersetzen Sie diese. - Sollten Sie ZEITFUX erst nach der Erstellung der Sicherungskopie installieren, so achten Sie darauf die unter Punkt 1 und 2 erstellte Sicherungskopie NICHT zu überschreiben, wenn Sie danach gefragt werden. Nach dem Start von ZEITFUX stehen Ihnen nun Ihre persönlichen Daten in der neuen Version zur Verfügung. Anschließend sollten Sie sich die erweiterten Möglichkeiten in den Stammdaten ansehen und gegebenenfalls auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Punkte 1b-12 entfallen für Sie. 1b) Sie sind nicht im Besitz einer Vorgängerversion oder wollen die bisherigen Daten nicht übernehmen. - Für diesen Fall wurden bereits Demodaten angelegt. Dadurch soll Ihnen die Einarbeitung erleichtert werden. Wenn Sie ausreichend getestet haben, oder es vorziehen gleich mit einer leeren Datenbank zu beginnen, können Sie die Demodaten durch eine leere Datenbank ersetzten. Schließen Sie hierzu die Zeiterfassung ZEITFUX und benennen anschließend die bisher verwendete Datendatei 'zfdata.mdb' im Verzeichnis 'C:\ZeitfuxDaten\' in 'Zfdata_demo.mdb' um. Im selben Verzeichnis finden Sie auch die Datei ohne Demodaten. Um diese zu Verwenden, benennen Sie die Datei 'zfdata_leer.mdb' in 'zfdata.mdb' um, und starten anschließend ZEITFUX neu. 2. Um in das Modul 'Verwaltung' zu gelangen geben Sie das Kennwort 'admin' ein. Kennwort ändern: MA 'Administrator' auswählen, 'MA editieren' Schaltfläche drücken, Option Kennwert, neues Kennwort eingeben. 3. Die Stammdaten des Programms eintragen oder an eigene Bedingungen anpassen. Menüfolge: 'Datei/Stammdaten'. 4. Die Betriebsarbeitszeiten über die Menüfolge 'Daten/Vorgabe der Arbeitszeiten' festlegen. Die hier eingegebenen Arbeitszeiten gelten als Standardwerte für alle anschließend angelegten Mitarbeiter der jeweiligen Anstellungsart. Die Arbeitszeiten können in den Mitarbeiter- Stammdaten individuell angepasst werden. Details siehe: 'Vorgabe Arbeitszeit' 5. Die Arbeitsunterbrechungen über die Menüfolge 'Daten/Vorgabe Arbeitsunterbrechungen' ein- tragen. In diesem Menü werden die für alle anschließend angelegten Mitarbeiter geltenden Pausenzeiten hinterlegt. Die Pausenzeiten können in den Mitarbeiter-Stammdaten noch individuell angepasst werden. Dort kann festgelegt werden, welche Pausen an welchen Wochentagen gemacht werden (Schaltfläche 'Anwenden'). Zusätzlich zu Standardpausen stehen frei definierbare Pausen zur Verfügung. Details siehe: 'Vorgabe Arbeitsunterbrechungen' 6. Bei Bedarf: Festlegung von Blockzeiten (Zeitkorridore) über die Menüfolge 'Daten/Blockzeiten'. Über dieses Menü werden Zeitkorridore für Zeiteinträge festgelegt. Mit diesen können Zeitbereiche als ei- ne Uhrzeit gelten, z.B. könnten alle zwischen 6:50 Uhr und 7:05 erfassten Zeiten automatisch als 7:00 Uhr eingetragen werden. Diese Zeiten gelten automatisch für alle anschließend angelegten Mitarbeiter und können nicht mehr individuell angepasst werden. Details siehe: 'Blockzeiten' 7. Eingabe von Feiertagen über die Menüfolge 'Daten/Feiertage'. Die hier eingetragenen Feiertage werden bei der grafischen Auswertung der Kostenstellen (z. B. Urlaub) mit angezeigt. Alle auf einen Wochentag fallenden Feiertage können für alle Mitarbeiter auf einmal gestempelt werden. Wichtig: Bei Jahresbeginn muss diese Liste wegen nicht konstanter Feiertage wie z.B. Ostern immer aktualisiert werden! 8. Eingabe von Abteilungen über die Menüfolge 'Daten/Abteilungen'. 9. Bei Bedarf: Festlegung der betrieblichen Kostenstellen über die Menüfolge: 'Daten/Kostenstellen'. Es werden interne (z.B. Urlaub, Krankheit u.ä.) und externe Kostenstellen unterschieden. Interne werden durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollfeldes kenntlich gemacht. Soll eine Kostenstelle für die Zeiterfassung nicht mehr auswählbar sein, kann sie durch deaktivieren des Kontrollkästchens 'Anzeigen' ausgeblendet werden. Zusätzliche Kostenstellen lassen sich einfügen. Details siehe: 'Kostenstellen' 10. Eingabe von Projekten über den Schaltknopf 'Neues Projekt anlegen oder die Menüfolge 'Projekt/Neues Projekt erstellen'. Zwingend erforderlich ist nur die Eingabe eines Projektnamens. Dieser kann auch aus einer Zahlenfolge bestehen. Details siehe: 'Projekte/Neues Projekt erstellen' 11. Über die vorgesehenen Schaltfläche einen 'Neuen Mitarbeiter anlegen'. Danach die Mitarbeiter- daten eingeben: Unbedingt erforderlich sind hierbei Vor- und Nachname, sowie ein Kennwort. Für das Kennwort können z.B. die Initialen des Mitarbeiters verwendet werden. Weiterhin zu be- achten: Stundensatz, Berechtigungen, Urlaubsanspruch. Mit dem Schaltknopf 'OK' bestätigen. Details siehe Mitarbeiterliste 12. Verschieben des Programms 'Zeitfux' in das Verzeichnis Autostart. Dadurch wird das allmorgendliche, manuelle Starten des Programms umgangen. (Mögliches Vorgehen: Start- Knopf mit rechter Maustaste aktivieren ->'Öffnen' mit linker Maustaste wählen ->'Programme' wählen ->'Autostart' wählen . Hier über die Menüfolge Datei/Neu/Verknüpfung in die Befehlszeile 'C:\Programme\Zeitfux\Zeitfux.exe' (*) eintragen und mit 'OK' bestätigen. Anschließend alle hierbei geöffneten Systemfenster wieder schließen. (*) Sollten Sie Zeitfux nicht im vorgeschlagenen Verzeichnis installiert haben, lautet die Befehlszeile entsprechend anders.